Согласно действующему законодательству трудовая деятельность гражданина РФ должна отражаться в его трудовой книжке. Так как именно трудовая книжка является одним из основных документов человека, то сотрудникам кадровой службы каждого предприятия необходимо знать, как правильно оформлять исправления в трудовой книжке, ведь из-за допущенных документе ошибок работник может получить отказ в оформлении пенсионных выплат и получении полагающихся ему льгот. Поэтому все записи в документе должны соответствовать действительности и быть оформленными согласно действующему законодательству.

Часто возникают ситуации, когда необходимо внести исправления в трудовую книжку
Часто возникают ситуации, когда необходимо внести исправления в трудовую книжку

Можно ли делать исправления в трудовой книжке?

Сотрудники отдела кадров обязаны заполнять трудовые книжки в соответствии с общепринятыми правилами и вносить изменения в уже имеющиеся записи только при наличии подтверждающих документов.

Внесение исправлений на основании свидетельских показаний недопустимо.

Не разрешается использовать корректор, затирать, подчищать или зачеркивать надписи (зачеркивание допустимо только на титульном листе), в противном случае трудовая книжка становится недействительной.

Работодатель обязан заполнить титульную страницу трудовой книжки сотрудника, если тот ранее не работал. При этом выдает трудовую книжку предприятие, а работник оплачивает бланк документа.

Внимание: Все личные сведения должны вноситься на основании пакета соответствующих документов.

После того, как вся информация будет внесена, сотрудник должен лично с ней ознакомиться и подтвердить достоверность указанных данных собственной подписью.

Если титульный лист трудовой книжки не был заполнен на предыдущем месте трудоустройства работника, то инспектор отдела кадров на новом месте работы обязан убедиться в достоверности представленных данных, запросив подтверждающие документы у работника.

За ведение и хранение трудовой книжки отвечает уполномоченное лицо, поэтому все ошибочно внесенные записи должны быть своевременно выявлены и исправлены в соответствии с правилами. За неисполнение и нарушение вмененных обязанностей ответственное лицо может быть привлечено к дисциплинарной или административной ответственности в зависимости от степени тяжести совершенного проступка.

Как исправить запись в трудовой книжке: образцы внесения исправлений

В случае выявления неправильной записи в трудовой книжке исправление может быть произведено:

  • по старому месту работы, где непосредственно была внесена запись;
  • по месту новой работы на основании официальных документов от бывшего работодателя сотрудника.

К официальным документам, являющимся основанием для исправления неверной записи, относятся:

  • приказы о приеме/увольнении/переводе работника;
  • справки и выписки из документов с упоминаниями приказов (личная карточка работника, книга или журнал регистрации приказов и тому подобное).

Ознакомиться с образцом внесения исправлений в трудовую книжку можно, скачав пример по ссылке: https://yadi.sk/i/5EZPAn7g3H8fnf

Ошибочная запись — что делать?

Как показывает практика, большая часть ошибок приходится на раздел «Сведения о работе». В связи с тем, что данный раздел является одним из наиболее важных, отражающих трудовую деятельность, каждую ошибку или неточность в записях необходимо своевременно устранять.

Порядок корректировки ранее внесенных записей в «Сведения о работе» регламентирован российским законодательством.

Вносить изменения можно на основании подтверждающих документов и лишь в исключительных случаях – на основании свидетельских показаний. К исключениям относится массовая утрата предприятием документов в связи с форс-мажорными обстоятельствами, подтвержденными и зафиксированными документально.

Внимание: Записи нельзя зачеркивать. Изменения должны вноситься отдельной строкой.

При этом необходимо соблюдение определенных правил внесения изменений:

  • в первом столбце ставится порядковый номер;
  • во втором столбце – дата внесения исправления;
  • в третьем столбце – непосредственно сама корректировка: необходимо написать, что запись под номером «…» считается недействительной, и указать верные сведения;
  • в четвертом столбце – ссылка на документ, подтверждающий правомерность изменений, с указанием его наименования и реквизитов.

Запись названия предприятия и должности сотрудника в одной строке является нарушением. Но в связи с тем, что информация не противоречит действительному положению дел и может быть подтверждена документально, то никаких исправлений вносить не нужно. Однако в дальнейшем сотруднику отдела кадров необходимо быть внимательнее, так как неправильное заполнение трудовой книжки может поставить под сомнение его компетентность.

Об увольнении

Как показывает практика, в определенных случаях недействительной может быть признана запись об увольнении или переводе сотрудника. Порой сотрудник кадровой службы допускает ошибку в записи о причине увольнения, что мешает работнику найти новое место работы. В таком случае, бывшему работодателю необходимо внести изменения и указать достоверные сведения в документе, в противном случае владелец трудовой книжки может обратиться с иском в суд. В таком случае предприятие будет вынуждено оплатить сотруднику каждый вынужденный прогул.

Внимание: Исправление ошибок в записях об увольнении или переводе сотрудника производится в общепринятом порядке: указывается, какая запись была ошибочной, вносятся достоверные данные и фиксируются реквизиты документа, подтверждающего основание для внесения корректировок.

Исправление даты увольнения

Внесение исправлений в отношении даты увольнения сотрудника производится в следующей последовательности:

  • указывается следующий за последней записью порядковый номер;
  • указывается дата внесения изменений;
  • вносится запись о недействительности ранее указанных сведений (даты увольнения) под порядковым номером «…» и указываются актуальные данные (действительная дата увольнения);
  • указываются номер и реквизиты приказа об увольнении, на основании которого были внесены соответствующие корректировки.

Дата приема

Исправление некорректно указанной даты приема сотрудника на работу производится по тому же алгоритму, что и внесение изменений в запись об увольнении работника:

  • в первой графе ставится следующий за последней записью порядковый номер;
  • во второй графе указывается дата внесения корректировки;
  • в третьей графе пишется фраза о недействительности ранее внесенной записи (даты приема на работу) под порядковым номером «…» и указываются актуальные данные (действительная дата приема на работу);
  • в четвертой графе указывается номер и реквизиты приказа о принятии сотрудника на работу, на основании которого были внесены соответствующие изменения.

ispravleniya-v-trudovoj-knizhke_00001

Исправление фамилии

В тех случаях, когда ошибка допущена в личных данных сотрудника, то исправить ее можно лишь на основании паспорта или других удостоверяющих личность документов.

После того как работник их предоставит сотруднику отдела кадров, тот должен аккуратной одной прямой линией перечеркнуть неверные сведения и рядом написать правильные данные с указанием документа, являющимся основанием для корректировки. Его наименование и реквизиты необходимо указать на обороте обложки и заверить подписью ответственного лица, а также печатью предприятия.

Тот же порядок действий, если у сотрудника сменилась фамилия в связи бракосочетанием или разводом.

ispravleniya-v-trudovoj-knizhke_00002

Нередки ситуации, когда ошибки допускаются в имени или отчестве работника. Важно понимать, что даже одна неверная буква способна создать огромное количество проблем при оформлении пенсионных выплат.

Дата рождения

Неправильно написанная дата рождения также должна быть исправлена.
ispravleniya-v-trudovoj-knizhke_00003

Порядок внесения изменений в таких случаях не имеет четкой последовательности действий, а каждая ситуация рассматривается в индивидуальном порядке.

Внимание: Если ошибка допущена при первичном заполнении документа, то трудовая книжка считается недействительной, и должна быть заменена за счет работодателя.

Необходимо понимать, что причиной признания документа недействительным могут стать неразборчивые записи на титульной странице. Поэтому все сведения на первом листе должны быть указаны максимально четко и разборчиво.

Также грубым нарушением правил является отсутствие печати на титульном листе. В такой ситуации работнику для исправления ситуации необходимо обратиться в компанию, выдавшую трудовую книжку. Важно проследить, чтобы печать организации была проставлена в установленном месте и не перекрывала подпись и записи.

Внимание: Все ссылки на оборотной стороне обложки документа в обязательном порядке должны быть заверены подписью руководителя и печатью предприятия, в противном случае все внесенные изменения будут лишены юридической силы.

Таким образом, трудовая книжка является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности гражданина, поэтому правильному ее заполнению необходимо уделить особое внимание. Халатность по отношению к данному документу может привести к привлечению к ответственности должностных лиц за нарушение вмененных обязанностей по ведению трудовой книжки.

Видео

Смотрите видео ролик о том как внести исправления в трудовую книжку:

Очевидно, что необходимо внимательно и со всей ответственностью подходить к заполнению трудовых книжек. Тем не менее, существует человеческий фактор, и никто от него не застрахован. Поэтому все же есть лазейки, благодаря которым можно аккуратно внести изменения, тем самым сохранив функциональность документа.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82